雇用に付随して発生する書類については法律で保存期間が定められています。保存期間を守って管理しましょう。

１　労働基準法第１０９条
（記録の保存）
使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を3年間保存しなければなりません。

この規定の目的は主に紛争の解決と監督です。やめた社員について紛争が起きたり、過去の労務管理を監督する上での必要性から会社の義務として定められているものです。

２　保管方法
保存方法については、必ずしも紙でなくても良いとされています。安全性の確保などの要件を充たしていれば電子媒体に保存することも認められています。

保存対象の書類
・労働者名簿
・賃金台帳
・（雇入れ通知書等）
・解雇予告通知書、その他解雇に関する書類
・災害補償及び賃金に関する書類
・業務災害等の災害に関する書類等
・賃金に関する書類
・その他労働関係に関する重要な書類
その他の書類として、出勤簿やタイムレコーダーの記録、使用者が自ら始業・終業時刻を記録した書類、残業命令書及びその報告書、労働者が記録した労働時間報告書など並びに労使協定書、各種許認可に係る書類等。

３　いつから起算するか

労働基準法関係の書類保管については、基本的には「終わった日」を基準にします。

労働者名簿→労働者の死亡、退職又は解雇の日
賃金台帳→最終の給与を払った日
雇入又は退職（解雇を含む）関係の書類→労働者の退職又は死亡の日
災害補償→災害補償がおわった日
賃金その他労働関係に関する重要な書類→完結した日