GOLGOのひとりごと

有給休暇管理表の上手な作り方

2023.11.14

ある日の事務所内の会話より

各社員の2020.1～2023.9の有休消化実績をいただいてますが、「それより前の有休は2020年の消滅＆付与の際に満日数になる程度の消化しかしていない（つまり、前々年の有休は使い切る前に消滅）」と見做してしまってよいでしょうか。どこかのタイミングでそう見做さないと、前々年は？前々々年は？その前は？とキリが無く結局入社当初から把握し直さなければならず…

こういう思い込み、ありますね。

この時は、エクセルで次のようなデータを作ろうとしていました。

	付与日数	消化日数	残日数
2020/1/1	20	1	19
2020/2/1		1	18
2020/3/1			18
2020/4/1			18
2020/5/1			18
2020/6/1			18
2020/7/1			18
2020/8/1			18
2020/9/1			18
2020/10/1			18
2020/11/1			18
2020/12/1			18
2021/1/1	20		38
2021/2/1			38
2021/3/1			38
2021/4/1		10	28
2021/5/1			28
2021/6/1			28
2021/7/1			28
2021/8/1			28
2021/9/1			28
2021/10/1			28
2021/11/1			28
2021/12/1			28
2022/1/1	20		40
2022/2/1			40
2022/3/1			40
2022/4/1		3	37
2022/5/1		2	35
2022/6/1		20	15
2022/7/1			15
2022/8/1			15
2022/9/1			15
2022/10/1			15
2022/11/1			15
2022/12/1			15
2023/1/1	20		35
2023/2/1			35
2023/3/1			35
2023/4/1			35
2023/5/1			35
2023/6/1			35
2023/7/1			35
2023/8/1			35
2023/9/1			35
2023/10/1			35
2023/11/1			35
2023/12/1			35
2024/1/1	20		40

「毎年1月に付与されるとすると、翌年1月にも付与されて、2年後に最初に付与された分の残りが消滅して・・・」

数式を入れていてもゴチャゴチャになってきます。

そこで、表をちょっと工夫してみました。

	付与日数	消化日数	消滅日数	繰越日数	当年付与の残日数	合計残
2020/1/1	20	1			19	19
2020/2/1		1			18	18
2020/3/1					18	18
2020/4/1					18	18
2020/5/1					18	18
2020/6/1					18	18
2020/7/1					18	18
2020/8/1					18	18
2020/9/1					18	18
2020/10/1					18	18
2020/11/1					18	18
2020/12/1					18	18
2021/1/1	20			18	20	38
2021/2/1				18	20	38
2021/3/1				18	20	38
2021/4/1		10		8	20	28
2021/5/1				8	20	28
2021/6/1				8	20	28
2021/7/1				8	20	28
2021/8/1				8	20	28
2021/9/1				8	20	28
2021/10/1				8	20	28
2021/11/1				8	20	28
2021/12/1				8	20	28
2022/1/1	20		8	20	20	40
2022/2/1				20	20	40
2022/3/1				20	20	40
2022/4/1		3		17	20	37
2022/5/1		2		15	20	35
2022/6/1		20		0	15	15
2022/7/1				0	15	15
2022/8/1				0	15	15
2022/9/1				0	15	15
2022/10/1				0	15	15
2022/11/1				0	15	15
2022/12/1				0	15	15
2023/1/1	20		0	15	20	35
2023/2/1				15	20	35
2023/3/1				15	20	35
2023/4/1				15	20	35
2023/5/1				15	20	35
2023/6/1				15	20	35
2023/7/1				15	20	35
2023/8/1				15	20	35
2023/9/1				15	20	35
2023/10/1				15	20	35
2023/11/1				15	20	35
2023/12/1				15	20	35
2024/1/1	20		15	20	20	40