労働者が会社の規則違反や不祥事を起こした時に始末書を書かせることがありますが、法律的にはどのような意味があるでしょうか。

主たる理由：証拠

最も重要な目的は、規則違反や不祥事についての事実を本人が直筆で書面として書いたという証拠を確保することです。5W1H（誰が、いつ、どこで、何を、なぜ（どんな事情があって）したのか、再発を防止するためにどのように改善するのか）に従って本人が記入することで、規則違反や不祥事が事実としてあり、それを本人も認めているということに意味があります。

証拠の使い方

始末書の実際の使い道として以下のものが考えられます。

１、      さらなる懲戒や解雇の根拠として使う

２、      評価や指導の実績として使う

１、      さらなる懲戒や解雇の根拠として使う

日本においては解雇権濫用法理があり、「客観的合理性があり、社会通念上相当出ない解雇は無効である」とされるため、客観的合理性を説明する根拠の一つとして用います。解雇が会社の自分勝手な処分でなく、非が労働者側にあると会社が主張するときに、始末書の内容及び記録が重要になるというわけです。

２、      評価や指導の実績として使う

始末書を「反省文や謝罪文」と混同して使われるケースがありますが、本来は「謝らせること、辱めること」が始末書の目的でなく、事実の記録が主たる目的ですから、反省の弁や「二度としません」と言った決意はなくても良いでしょう。むしろ、再発防止アイデアを出させて、上司がコメントした事実を日付と共に記録しておいた方が合理的であるといえます。

また、始末書の存在を持って人事評価の参考とすることも可能でしょう。