従業員が私傷病（つまり仕事以外の理由）で長期の欠勤しなければならないとき、会社の休職制度を利用することになります。

ところが、休職制度は、法律上必ず制度化しなくてはいけないものではありません。

解雇規制が厳しい日本においては、従業員が長期の休養が必要となったとき、復職できるまで安心して休んでもらえるように会社が「恩恵的に定める制度」として機能しています。

休職制度が法律上の義務でないため、休職期間や休職中の賃金についてどのように決めても会社の自由ですが、多くは就業規則にてその条件を定めることになります。いざ私傷病事案が発生したときに対応に困らないよう、事前に取り決めを行うことをお勧めします。

一般的な休職期間：

中小企業で概ね1～3ヶ月程度、大手企業だと勤続年数によっては数年に及ぶ休職期間を定めることもあります。中小企業の現場の場合、例外的に休職期間の延長を認める可能性を残しつつ、１～3ヶ月程度の休職期間を定めているところが多いでしょう。従業員を休職させるとなった場合、トラブル防止のため、休職期間、休職満了時の取り扱い、そのほかの約束ごとを書面にて交わしておくとよいでしょう。

休職中の社会保険料・住民税等

従業員が休職して、給与の支払いがゼロになったとしても、健康保険料と厚生年金保険料の会社負担分、従業員負担分はともに発生します。

休職期間中は従業員負担分を会社が立て替えておき、復職したら従業員負担分を請求するか、それとも社会保険料の納付時期にあわせて毎月決まった日にひと月ごと従業員に請求するか事前に決めましょう。

また、住民税を毎月の給与から控除している場合も社会保険料と同じく、どのように徴収するかを決めましょう。

休職の決定権はどこにあるか：

休職とは「療養が必要な状況だから、休みなさい」と会社が「命令」して初めて機能するように定めておくほうがよいでしょう。なぜなら、無理をして勤務する従業員に対しても、会社の安全配慮義務から休職を命ずる必要があるからです。また逆に、本人が休職の申し出をしても、その症状から会社側が休職を認められない軽微なケースもあり、休職するか否かのコントロールを会社ができたほうが柔軟な対応が出来ます。

休職期間中の従業員への接し方：

休職期間中は、従業員からの病状報告を受けるだけではなく、社内報を送付したり、会社の状況をお知らせしてあげると、本人は会社からの疎外感を感じずに復帰しやすくなるでしょう。