仕事中の私用メールについて

私用メールのやり取りをしている場合、下記のような問題が起こることが予想されます。

・不正に私的利用するため、ウイルス感染のリスクがある。

・個人情報や会社情報の漏えいの恐れがある。

・勤務時間を業務以外に使うことにより生産性が落ちる

・さぼりが横行し、労務管理上の士気が落ちる。

これらを予防するために有効な手段を２つほどご紹介します。

１、社内メールのモニタリング

監視(モニタリング)することは、裁判例でも合法とされています。ただし、就業規則等の社内規定に定める必要がありますし(定め方は下記２参照)、監視行為が無制限に許されるわけではありません。監視する立場でない者や、監視の目的が興味本位で必要以上の閲覧をすれば、プライバシーの侵害にあたると解されています。

２、就業規則に定める

トラブルの防止策としては、就業規則に次のような文言を定めておくと良いでしょう。

「就業時間中の私用メールは全面禁止とする」

「私用メールは業務に差支えない程度で節度をもって行う」

「メールの利用状況は、会社が閲覧することができる」 

また、就業規則に定めておくだけではなく、しっかりと従業員にこれらのルールがあることを周知することが重要です。

従業員が私用メールを送ることは、単に仕事をさぼっている事だけでは収まらず、会社の情報漏洩など、大きな損害につながる恐れがあります。就業時間中に私的なことに時間を使う従業員が多いようであれば、トラブルが起こる前にメール使用についてのルールを作りましょう。