労働基準法109条によると、使用者(会社)は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を3年間保存しなければなりません。逆に言うと、3年経過したものは保存義務はなく廃棄してもよいわけですが、だからといって在職者の昔の書類を何でも捨ててよいわけではありません。書類の保存について、それぞれの書類ごとに「起算日」が定められていまいす。

起算日
1.労働者名簿については、労働者の死亡、退職又は解雇の日
2.賃金台帳については、最後の記入をした日
3.雇入れ又は退職に関する書類については、労働者の退職又は死亡の日
4.災害補償に関する書類については、災害補償を終った日
5.賃金その他労働関係に関する重要な書類については、その完結の日

つまり、労働者の関係の書類については、「辞めた後」3年間の保存義務があります。

労働者が多くなるとその保管も大変になってきますので、賃金台帳や出勤簿などかさばるものについては電子的に記録をして省スペース化に努めてはいかがでしょうか。

ちなみに労働基準法以外の法律に関連する書類の保存義務は以下の通りです。

健康診断結果 5年　（安全衛生法）

雇用保険書類(被保険者関係) 4年　（雇用保険法）

その他の雇用保険書類 2年（雇用保険法）

労災保険 3年（労災保険法）

社会保険 2年（健康保険法及び厚生年金保険法）

保存義務期間が書類によって異なりますので注意して管理してください。