GOLGOのひとりごと

従業員のメールやパソコンを監視して良いか

2019.05.26

今やパソコンやスマホなどのデジタルデバイスは仕事に欠かせないものです。しかし、便利な機械ゆえに仕事とは関係のないこと(ゲームや金融投資、ネットサーフィン、プライベートな連絡など)も手元で手軽にできます。勤務時間に業務と関係のないことをしないように会社としては監視をしたいところですが、法律的に社員のパソコンを監視することは可能なのでしょうか。

 

プライバシーとの問題

近年の個人情報に関する権利意識の強まりもあるために、社員のデジタルデバイスのモニタリングをする場合には注意が必要です。

 

就業規則への記載と周知

まずは就業規則への根拠の記載が必要でしょう。

メールやウェブアクセスの監視に関する規程や就業規則への記載をしましょう。そして、就業規則に基づいてモニタリングをする可能性があることをしっかしとした形で周知しておくことも大事なことです。就業規則への記載がなかったり、従業員にその内容が周知されていなかったりすると、たとえ業務に使用するパソコンであったとしても「プライバシーの侵害」とみなされる場合があります。

 

理由の説明

モニタリングをする必要がある理由をしっかりと説明することもトラブル予防のためには大切なことです。営業秘密情報を漏れないようにするため、業務効率化をして早く帰れるようにするため、ガバナンスのためなど合理的な理由を説明し、業務と関係のないことをしないよう労働者に対して牽制をしてトラブル予防をしましょう。

実際にモニタリングをするとなるとそこに人的コストがかかります。社内のモラルをしっかりと保ちましょう。

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